Zakelijk Planning IT

Bedrijfsverhuizing: zo maak je een strak projectplan

18 december 2024 | 14 min leestijd | UniMovers Redactie

Een bedrijfsverhuizing is complex en kostbaar. Zonder goede planning loopt u het risico van langdurige downtime en verloren productiviteit. Dit stapsgewijze projectplan minimaliseert risico's.

Inhoudsopgave

Projectorganisatie en rollen definiëren
IT-infrastructuur inventariseren en plannen
Werkplekken systematisch nummeren en coderen
Communicatie met leveranciers en gebouwbeheer
Medewerkers informeren en betrekken
Verhuisdag coördineren en superviseren

Projectorganisatie en rollen definiëren

Stel een dedicated projectleider aan als centraal aanspreekpunt. Vorm een kernteam met vertegenwoordigers van IT, HR, facilitair en financiën. Definieer duidelijke verantwoordelijkheden.

IT-infrastructuur inventariseren en plannen

Maak een complete inventaris van IT-apparatuur, servers en netwerkapparatuur. Identificeer kritieke systemen die minimale downtime mogen hebben en plan een testdag vooraf.

Werkplekken systematisch nummeren en coderen

Ontwikkel een nummeringssysteem voor alle werkplekken met kleurcodes per afdeling. Label alle meubels en IT-apparatuur met bijbehorende werkpleknummers voor vlotte inrichting.

Communicatie met leveranciers en gebouwbeheer

Start vroeg met communicatie naar leveranciers: internet, telefonie, beveiliging en catering. Coördineer met gebouwbeheer over lifttijden, laad- en losplaatsen en toegangspassen.

Medewerkers informeren en betrekken

Informeer medewerkers transparant over timing en wat van hen wordt verwacht. Organiseer informatiesessies en verstuur regelmatige updates over de voortgang.

Verhuisdag coördineren en superviseren

Zorg dat projectteamleden vroeg aanwezig zijn op beide locaties. Controleer of alle systemen werken vóór medewerkers arriveren en plan lunch voor het verhuisteam.